被投诉怎么写情况说明

以下是一份关于被投诉情况说明的撰写指南：

被投诉情况说明

**一、标题**

一般为“关于[投诉事件名称]的情况说明”

**二、称呼**

写上接收此情况说明的部门或个人名称。

**三、正文**

1.

事件背景

简要介绍与投诉相关的背景信息，包括时间、地点、涉及的人物和业务等。

2.

投诉内容概述

清晰地阐述被投诉的具体事项和问题。

3.

事实经过

按时间顺序详细描述事件的发展过程，客观陈述事实，不隐瞒、不歪曲。

4.

原因分析

对导致投诉的原因进行分析，说明是自身工作失误、沟通不畅还是其他客观因素。

5.

采取的措施

阐述为解决问题已经采取的具体措施，以及这些措施的实施效果。

6.

预防改进

提出未来为避免类似问题再次发生将采取的预防和改进措施。

**四、结尾**

表达对此次投诉的重视和歉意，以及对处理结果的期待。

**五、署名和日期**

在情况说明的末尾，签署自己的姓名和注明日期。

例如：

关于客户投诉服务态度不佳的情况说明

尊敬的[接收部门名称]：

您好！

首先，对于近期收到的关于我司服务态度不佳的投诉，我们深表歉意，并对此高度重视。以下是对该投诉的详细情况说明：

事件背景：

该投诉发生于[具体日期]，在我司[业务部门]为客户[客户姓名]提供[服务内容]的过程中。

投诉内容概述：

客户反映我司工作人员在服务过程中语气生硬，对其提出的问题回答不够耐心和专业。

事实经过：

当时客户前来咨询[具体问题]，由于工作人员[具体原因，如业务繁忙、压力较大等]，未能以良好的态度和专业的知识为客户解答，导致客户产生不满。

原因分析：

经过内部调查，主要原因是工作人员在面对较大工作压力时，情绪管理和服务意识不足。

采取的措施：

我们已第一时间与客户取得联系，诚恳道歉并详细解答了其问题。同时，对涉事工作人员进行了批评教育和相关培训。

预防改进：

为避免类似问题再次发生，我们将加强员工的服务意识培训，定期开展客户满意度调查，并建立完善的监督机制。

再次对此次投诉给您带来的不便表示歉意，我们将积极改进，努力提升服务质量。

[您的姓名]

[具体日期]

希望以上内容对您有所帮助！